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La importancia del mantenimiento de las bases de datos dentro de una campaña de mailing

Con el tiempo, desde las grandes empresas hasta los pequeños emprendedores han entendido la importancia que tiene aplicar estrategias de email marketing en sus negocios
Foto: Pixabay

El dinero está en la lista de suscriptores”, reza una de las frases más populares dentro del email marketing. Y en general, es así, pero siendo más específicos, puede también hacer referencia a la importancia capital que tiene la lista, como base de datos para el éxito de toda campaña. Por eso, su mantenimiento y optimización, es una medida adecuada y hasta obligatoria para obtener grandes resultados.

Con el tiempo, desde las grandes empresas hasta los pequeños emprendedores han entendido la importancia que tiene aplicar estrategias de email marketing en sus negocios. Permite optimizar los costes, apalancar su potencial de acuerdo al provecho que le van sacando, y es muy versátil, con una curva de aprendizaje muy corta. Pero eso no quiere decir que todas las campañas tengan resultados excepcionales, y muchas veces, la protagonista puede ser la propia base de datos.

La base de datos y cómo influye dentro de una campaña

Se le denomina base de datos, lista de contactos, base de suscriptores, entre otros tantos términos. Todos hacen referencia a lo mismo, la lista de nombres y correos electrónicos que se han suscrito a la campaña, bien sea mediante un formulario, porque han sido incluidos tras consultar con ellos por ser clientes frecuentes, entre otros tantos casos.

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Y es que aparte de tener excelentes programas para enviar correos masivos, que aprovechen todo el potencial de las bases de datos bien segmentadas, optimizadas y demás, es una prioridad también que la propia base de suscriptores esté correctamente creada y mantenida. 

Hacerlo tiene una influencia determinante en los resultados de toda acción que se quiera llevar a cabo dentro de dicha estrategia:

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  • Tamaño o calidad: cuanto mayor sea la lista de suscriptores, mayores serán los usuarios que puedan convertirse en clientes. Pero eso no quiere decir que la calidad deba quedar en un segundo orden. De hecho, a nivel macro, es mejor tener 200 suscriptores realmente interesados en la empresa y lo que ofrece, que una base de datos de 20.000 usuarios donde la atención sea, también, de 200 usuarios.
  • Capacidades: lo anterior sirve también para clarificar una de las necesidades de optimización de la lista de suscriptores, y es el hecho de que los servicios de email marketing no tienen cantidades infinitas de contactos y envíos. Por eso, tener una gran base de datos implica enviar más mensajes, todo eso influirá en los costes de implementación de esta técnica.
  • Caer en SPAM: todo profesional del marketing digital y con experiencia en el email marketing reconocerá los riesgos de caer en la bandeja de spam, y lo difícil que puede ser revertir tal estatus. Y es que cuanto más grande y menos interesada esté la lista de suscriptores, mayores serán las probabilidades de que uno o más usuarios marquen como spam los mensajes que reciban por parte de su empresa o negocio. Para evitar eso, optimizar la lista de suscriptores puede ser la decisión más acertada.

Medidas para tener una lista de suscriptores de calidad

No hay secretos, sino más bien, un trabajo constante de optimización, ya que lógicamente cuando las cosas se hacen bien, los suscriptores siguen llegando. En todo caso, los principales riesgos están asociados con evitar el spam y aprovechar las capacidades de la plataforma de email marketing para generar más resultados.

Evitar el spam a toda costa

Dentro de internet, y del argot de los correos electrónicos, hay un concepto que muy pocas personas conocen. Los ‘spamtraps’, que son direcciones creadas por ISP, proveedores de correo electrónico y empresas privadas dedicadas a la seguridad dentro de internet. Su única función es determinar qué correos son spam, para agregarlos a listas negras, por lo que tener una dirección de spamtraps dentro de la lista de suscriptores del negocio es un riesgo muy grande.

La acción adecuada es limpiar un listado de emails, pero para ello es importante reconocer cómo llegan los spamtraps a una base de datos de suscriptores, siendo la forma más común cuando se compran bases de datos, se importan de un negocio anterior o directamente se añaden direcciones que no lo han pedido explícitamente.

En ese sentido, la gran mayoría de los spamtraps se reconocen por:

  • Estar mal escritos en alguna parte de sus dominios. Así, en lugar de gmail.com, dirán gmil.com, pero recibirán el correo solo para agregarlo a la lista negra.
  • Ser correos de empresa, del tipo contacto@miempresa.com, que si bien pueden ser correos fidedignos, no suelen ser correos utilizados para darse de alta en una base de datos de suscriptores, por lo que dejan entrever que han llegado allí por otra vía no autorizada por el receptor de los mensajes.

Priorizar la calidad

La calidad de una lista de suscriptores está marcada principalmente por el interés creciente de la audiencia en los contenidos que son proporcionados por esta vía, como un complemento adecuado sobre lo que se publica en el blog, en las redes sociales y por otros canales de interacción.

Pero además del interés, que debe ser siempre lo que prime -más allá de que la intención de toda campaña sea maximizar las ventas de la empresa-, segmentar adecuadamente la base de datos para utilizar mejor los criterios de segmentación de las plataformas de mailing, es una de las grandes medidas a llevar a cabo.

La segmentación, cuanto mejor se haga, esto implicará que cada uno de los mensajes tendrá el efecto deseado sobre la parte de los suscriptores que lo reciban. Así, se evitará también el riesgo, no solo de que se den de baja algunos suscriptores porque estén recibiendo cosas que no les interese, sino que también se evitará que algunos otros marquen como spam lo que ya les ha dejado de interesar, que suele ocurrir, aunque lo normal es que prefieran darse de baja.

La autogestión

Un error habitual en las campañas de email marketing es no darle herramientas a los suscriptores para que puedan decidir y optimizar ellos mismos su intención con respecto a estos contenidos. Permitirles elegir qué quieren recibir y qué no -lo que afectará a la segmentación-, y darle la opción explícitamente fácil de visualizar cómo darse de baja, es la forma más sensata de que la propia base de datos de suscriptores se pueda optimizar sola.

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